PENGERTIAN KATA PROTOKOLPROTOKOL
a.PROTOS/Lembar pertama &
KOLA/Di lem - bahasa Junani Purba
PROTOKOLLUM -------- - bahasa Latin/Romawi Kuno
PROTOCOLE ------------ - bahasa Perancis
PROTOKOL -------------- - bahasa Belanda/Inggris
PROTOKOL -------------- - bahasa Indonesia
Internasional : Tata cara pergaulan
Internasional/ antar bangsa
b.Dalam arti Khusus / Etiket : Tata cara pergaulan antar Individu
c.Konsep/Lembar asli dari dokumen/transaksi notaris atau salinan
d.Memorandum dari keputusan suatu perundingan
e.Catatan dari hasil konperensi diplomatik yang disetujui
f.Risalah/berita acara resmi dari suatu kasus, eksperimen atau otopsi.
g.Rencana dari suatu eksperimen ilmiahh.Aturan baku yang telah lama berlaku : - penghormatan kepada atasan - penghormatan kepada bendera - upacara militer - dlsbi.Perjanjian Internasionalj.Undang-Undang nomor : 8 tahun 1987 vide ayat 1 pasal 1
-Serangkaian aturan dalam acara kenegaraan/acara resmi, meliputi
-Tata tempat
-Tata Upacara
-Tata Penghormatan
-Kepada seseorang : -Sesuai Jabatan, kedudukan dalam Negara, Masyarakat
PROTOKOL :Kesepakatan bersama antara kedua pihak setiap kegiatan/upacara diatur secara protokoler.
PROTOKOL :Orang yang diserahi “MENGATUR” upacara pada hakekatnya setiap kegiatan yang melibatkan banyak orang dengan berbagai status/kedudukan, selalu harus diatur secara PROTOKOLER.
FUNGSI PROTOKOL :Menyelenggarakan “KENYAMANAN” pelaksanaan suatu kegiatan acara/upacara dalam artian yang seluas-luasnya.
TUGAS-TUGAS PROTOKOL :
1.Menyusun daftar tamu dengan segala tingkatannya.
2.Menyusun/membuat undangan
3.Mengatur lokasi dan kelengkapan acara/upacara.
4.Menyusun acara
5.Menyiapkan lokasi dan kelengkapan acara/upacara
6.Mengusahakan kenyamanan suasana/tempat bagi yang diundang
7.Membagi tugas.
Penyelenggaraan Suatu Upacara Secara Protokoler Harus Atas Dasar:
1.Kerapihan
2.Kelancaran
3.Ketertiban
4.Kesopanan
MAKSUD DAN TUJUAN PELATIHAN KEPROTOKOLAN
Latihan keprotokolan ini bermaksud memberikan bekal kecakapan dan kemampuan bagi peserta latihan.
Tujuan latihan adalah membentuk Tenaga Protokol yang :
-Berkepribadian
-Cakap dan Terampil- Berpenampilan yang berwatak
-Tegas dan tanggap dalam mengemban tugas
-tugas kedinasan.
BIDANG KEGIATAN KE-PROTOKOLAN
a. PENGARAH ACARA (PEMANDU ACARA)
1.Menyusun program acara secara menyuluruh
2.Menciptakan kenyamanan dalam acara secara berdaya guna dan berhasil guna
3.Mengendalikan serta mengawasi bermacam masalah kegiatan acara secara menyeluruh.
b. PEMBAWAAN ACARA
1.Berpenampilan serasi dalam membawakan seluruh rincian kegiatan acara.
2.Bergaya nada suara dan bahasa menarik dalam menghimpun perhatian hadirin/peserta acara/upacara.
3.Menguasai dan menjaga kelangsungan serta kelancaran materi acara dalam mata rantai yang saling
berkaitan.
c. PELAYANAN ACARA
1.Menunjukkan kecermatan, ketangkasan dan ketrampilan dalam setiap tindakan pelayanan.
2.Menghayati sopan santun/etiket protokol dengan tertib dan bertanggung jawab.
3.Melancarkan jalannya kegiatan dan menghindarkan hambatan acara secara terus menerus.
BEBERAPA PERISTILAHAN DALAM KEGIATAN KE-PROTOKOL-AN :
a.Protokol
b.Master of Ceremony
c.Pengarah Acara/Pemandu Acara
d.Pembawa acara
e.Announcer–Penyiar
f.Motivator/Facilitator
g.Moderator
h.Host Entertaineri.
Istilah-Istilah lain yang berhubungan
a.Ajudan
b.VIP person
c.Courtessy Call
d.Pers Conference
e.Table manners
f.Tata Boga
PETUGAS KEGIATAN KE-PROTOKOL-AN :
•PENGARAH ACARA ------- harus memiliki “IMAGE” (daya fantasi)Perencana Acara yang terarah.
•PEMBAWA ACARA ------- harus memiliki ke-PEKA-an danMaster of Ceremony KREATIVITAS yang tinggi.
•PETUGAS PELAYANAN --- harus memiliki INISIATIF danProtokol MOBILITAS yang aktif.
a.b.c. Menggunakan : -Koordinasi -Cepat -Integrasi -Inisiatif -Sinchronisasi -Ulet -Simplifikasi -Mantap
DASAR-DASAR KEGIATAN KE-PROTOKOL-AN DI INDONESIA
a.Adat istiadat / budaya / agama
b.Kebiasaan
c.Pengaruh dari luar, perjanjian internasional
d.Kreativitas
e.Undang-Undang tentang PROTOKOL
Nomor : 8/1987.P.P. no. 40/1958 tentang Bendera Kebangsaan RI.P.P. no. 41/1958 tentang penggunaan
Bendera Kebangsaan P.P. no. 42/1958 tentang Panji-panji dan Bendera Jabatan.P.P. no. 43/1958 tentang
penggunaan Lambang Negara.P.P. no. 44/1958 tentang Lagu Kebangsaan Indonesia Raya Kep. Pres.
No.23/1971 tentang Protokol Negara.
PEDOMAN KEPROTOKOLAN DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN AGAMA MENGACU KEPADA :
1.Undang-Undang No. 8 tahun 1987 tentang protokol.
2.Peraturan Pemerintah No. 62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai, tata tempat, tata upacara
dan tata penghormatan
3.Keputusan Menteri Agama nomor 71 Tahun 1993 tentang Petunjuk Pelaksanaan Keprotokolan di lingkungan
Departemen Agama.
4.Peraturan Menteri Agama (PMA) No. 3 tahun 2006 tentang organisasi dan tata kerja Departemen Agama.
PERATURAN KEPROTOKOLAN ADALAH SEMATA-MATA UNTUK MENJAGA WIBAWA PEMIMPIN, ORGANIASI DAN
NEGARA.
BAIK DAN/ATAU BURUKNYA PENYELENGGARAAN KEPROTOKOLAN AKAN BERIMPLIKASI TERHADAP CITRA
SEORANG PEMIMPIN, CITRA SUATU INSTITUSI/ORGANISASI DAN CITRA SUATU NEGARA.
FUNGSI PROTOKOL MENJAMIN KETERTIBAN DALAM PERGAULAN ANTAR BANGSA MEMUDAHKAN HUBUNGAN ANTAR BANGSA AGAR PERGAULAN HIDUP ANTAR BANGSA MENJADI LEBIH SERASI DAN LANGGENG PEJABAT/PETUGAS PROTOKOL BUKAN SEKEDAR PELENGKAP KEGIATAN DAN PAJANGAN, TETAPI SEBAGAI UJUNG TOMBAK PENGENALAN CITRA POSITIF.
U P A C A R A
UPACARA KENEGARAAN
-17 Agustus
-Hari Pancasila Sakti
UPACARA (RESMI)
-Penganugerahan Tanda Kehormatan
-Peresmian Proyek
-Pembukaan Rakernas (Terpadu)
-Upacara Bendera
-Pelantikan Pejabat
-Pernikahan / Pemakaman
-Keagamaan
ACARA (TAK RESMI) – SEMI FORMAL
-Malam Kesenian
-Resepsi Pernikahan
-Hari Ulang Tahun
-Ramah Tamah,
-Halal Bil Halal, dsb.
ACARA
1.Pembukaan
2.Pokok Acara : - Laporan Panitia- Sambutan (I, II, III)
3.Penyerahan : - Penghargaan- Piala, Hadiah, dsb
4.Do’a : - Peresmian- Pelantikan
5.Ramah Tamah
6.Hiburan
7.Penutup
U N D A N G A N
Penanggung Jawab : -Pimpinan Tertinggi-Pimpinan Umum-Korpri-Dharma Wanita
Redaksi : -Bahasa Indonesia-Bahasa Inggris-Bahasa Lain
Bentuk dan Ukuran : -Persegi-Persegi Panjang-Kwarto-Folio
Lampiran : -Acara-Denah/Peta-Pembicara dsb.
Jenis warna kertas, warna tinta
Pencetakan, (berapa hari)
Pengetikan alamat (berapa lama)
Pengiriman (hari -10, 7, 5, 4, 3)
Daftar Undangan : -V.I.P-Pimpinan (Eselon)-Karyawan/Staf-Undangan lain
Catatan : -Pakaian-RSVP-Regret Only–Hubungan
Phone : 085299134450
TEMPAT ACARA / UPACARA
DILUAR : - Lokasi (Peringatan)- Lapangan- Halaman
DI DALAM : - Auditorium- Aula- Ruang Rapat / Pertemuan- Ruang Makan : - Hotel- Restoran, dsb.
DENAH TEMPAT UPACARA :
LOKASI
•Inspektur Upacara
•Pejabat Teras
•Undangan
•Dharma Wanita
•Karyawan
•Pers/Wartawan
•Pembawa Acara
•Komandan Upacara
•Pengerek Bendera
•Pembaca Naskah
•Korp Musik/Koor
•Meja Bendera
•Pengeras Suara
•Meja Tempat Piala
•Papan Nama (Standar)
•Papan Arah Kendaraan
•Tempat Parkir
•Tempat Konsumsi
•Pengaturan Meja
•Ruang Tunggu VIP
•Lokasi Penerimaan Tamu : - Pintu Depan - Ruang Tunggu - Pintu Masuk - Tempat Duduk VIP - Pengantar Tamu VIP - Diruangan - Di Tempat Konsumsi•Dekorasi : - Lapangan - Dalam Ruang•Dokumentasi•Tata Tempat•Daftar Anggota Protokol
T E M P A T
POLA MENGATUR TEMPAT
DILUAR : LAPANGAN : - Upacara Bendera- Pesta Taman- Dsb.
DI DALAM : RUANGAN : - Klasikal- Sirip Ikan- Persegi- Bulat- Leter U- Dsb.
TATA TEMPAT – TATA PENGHORMATAN TERHADAP SESEORANG:
Berdasarkan : - Jabatan- Kedudukan dalam : - Negara- Pemerintah- Masyarakat
TATA TEMPAT
Preseance - Perancis
Precedence - Inggris
Tata Urutan - Indonesia
HAK TATA TEMPAT
-Kelahiran - Ningrat / Raja
-Perkawinan - Wanita Ningrat
-Penobatan - Keturunan / Warisan
-Anugerah - Tanda Jasa / Bintang
-Pemilihan - Jabatan / Kedudukan
-Perwakilan Negara Sahabat – Duta Besar
-Organisasi Internasional – PBB, dll.
PERSIAPAN
•Susunan Daftar Nama VIP, VIC
•Tetapkan Tempat Pertama
•Urutan – Berdasarkan Preseance
•Tempat Duduk Jumlah Undangan
•Pengaturan Keadaan RuanganTATA URUTAN
•Ruang Sidang Masuk – Akhir
•Lapangan Upacara Keluar – Permulaan
•Kapal Terbang - Naik ------> Akhir- Turun -----> Permulaan
•Kapal Laut - Naik -------> Permulaan- Turun -----> Permulaan
•Kendaraan - Naik -------> Permulaan- Turun PermulaanORANG YANG PALING DIHORMATI
•Datang Paling Akhir
•Pulang/Meninggalkan Ruangan Lebih Dahulu
PERLENGKAPAN
BERDASARKAN : - Jenis Upacara- Tempat Upacara
•Bendera = RI, Negara Sahabat, Korpri, dsb.
•Lambang Bhineka
•Foto Presiden RI + Wakil Presiden RI
•Pengeras Suara
•Mimbar, Kursi, Meja
•Gong, Kentongan, Palu, Alrm, dll.
•Papan Nama – Meja, Lapangan
•Tenda Irup, Undangan
•Spanduk
•Podium, Panggung, Stage
•Lampu Penerangan, Panggung, Spot
•Dokumentasi : - Foto - Video / Film - Rekaman
•Piala, Hadiah, dsb.
•Surat Keputusan
•Naskah Serah Terima
•Naskah Pelantikan
•Naskah Sumpah
•Rokhaniawan
•Ball Point
PEMBAWA ACARA
Announcer - M.C. (Arti Sempit)
Menyusun Acara
Mengecek Pengeras Suara
Mengecek Kesiapan Acara
Mengecek Kehadiran :- Pimpinan- Pembicara- Penerima- Rekan Pembantu
Membawakan Acara
Menyimak Jalannya Acara
Mengendalikan Waktu
Menguasai Koordinasi ---> Anggota Protokol
Menguasai dan Mengatur Hadirin
Menjaga Koordinasi ---> Anggota Protokol
Memperhatikan : - Isyarat- Ungkapan- Emosi
PENAMPILAN :
- Dilihat
- Didengar
- Pakaian : Serasi, Nyaman- Dandan : Enak Dipandang- Wajah : Segar, Gembira, Ramah
- Gerak : Wajar, Serasi
- Pembawaan : Tenang, Wibawa,Simpatik, Mengesankan
- Suara : Lunak, Lemas, Wajar- Jelas Didengar- Benar Ucapan- Menggema
SYARAT UNTUK MEMBAWAKAN ACARA
PEMBAWA ACARA : ANNOUNCER-----> ANNOUNCING
•Science : Ilmu
•Art : Seni
BEKAL DASAR MEMBAWAKAN ACARA:-KEMAMPUAN BERCAKAP [ PUBLIC SPEAKING ]
-Segala cara untuk mengemukakan KEHENDAK-PERASAAN–KEMAUAN
KEMAMPUAN MEMBAWAKAN ACARA :-DIHADAPAN UMUM / PUBLIC -DIBELAKANG LAYAR
Bakat -----> Praktek ----- > Pengalaman
PERANAN PEMBAWA ACARA :
- Mengumumkan Acara yang Akan Datang
- Menarik Perhatian
- Mengatasi Hambatan
SYARAT TEKNIS :
- Menguasai Acara Dengan Baik
- Menguasai Bahasa Dengan Baik
- Artikulasi Harus Baik
- Logat Bahasa Indonesia
- Susunan Kata / Kalimat Yang Tepat
- Suara – Nafas Yang Benar
- Penggunaan Pengeras Suara Yang Seras
- Pembawaan Acara Sesuai Dengan Jiwa Acara
- Kesinambungan Acara Yang Terarah
SYARAT PENUNJANG UNTUK MEMBAWAKAN ACARA YANG BAIK
- Percaya Diri
- Penampilan Yang Baik
- Sikap Yang Wajar
- Wajah Yang Ramah
- Human Relation Yang Serasi
- Tepat Waktu- Kreatif dan Penuh Ide
- Tidak Menyakiti Hati
Oleh : Hj. TETY SYAFIATI DEWI
Tidak ada komentar:
Posting Komentar